Différentes formulations sont possibles, il n'existe pas de
texte obligatoire.
Les précisions suivantes doivent y figurer nécessairement:
* date, heure, lieu de la réunion;
* ordre du jour,
Les précisions suivantes, quoique facultatives, sont très utiles et peuvent
éviter des débats supplémentaires de dernière minute :
* à l'entrée : existence de la liste des présents avec émargement et
vérification des droits de vote
* modalités de fonctionnement de l'assemblée générale
* modalités de vote, particulièrement les modalités de quorum, de forme de
vote, de majorité et de rédaction de la procuration ( autre
possibilité pour ce dernier point : ajouter un modèle devant servir
d'exemple ou devant obligatoirement être utilisé);
* rappel que seules les questions figurant à l'ordre du jour pourront faire
l'objet d'une prise de résolution.
Le rappel des articles statutaires, soit à la suite de la convocation, soit
en document annexe, peut servir à cet usage.
S'il est nécessaire d'effectuer le même jour une autre assemblée générale
(extraordinaire ou d'un autre modèle) il est
indispensable d'effectuer une autre convocation (qui peut être
dans le même courrier sauf si les membres convoqués ne sont pas les mêmes).
Conserver en archive :
* un exemplaire de la convocation;
* la liste des membres convoqués;
* si la convocation se fait par d'autres moyens que le courrier un
exemplaire de celle ci et les précisions de support, date et lieu de
parution.
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(Première version)
Association ...................................
(adresse du siège)
(s'il existe : numéro de téléphone)
Chers amis et membres,
La date de l'Assemblée générale des membres de notre association a été fixée
(éventuellement préciser par qui) au
............................................(jour , date, heure)
à ............................... (préciser le lieu).
Les questions suivantes sont prévues à l'ordre du jour :
-
......................................................................................................................
-
......................................................................................................................
-
......................................................................................................................
-
......................................................................................................................
L'ordre du jour comporte ensuite :
- la lecture du rapport d'activité par le Président suivit d'un vote
sur ce rapport;
- la lecture du rapport sur les comptes annuels et la trésorerie par le
trésorier suivi d'un vote sur ce rapport;
- la lecture du rapport du secrétaire sur la gestion administrative et
l'évolution des adhésions suivit d'un vote sur ce rapport;
- la présentation des prévisions de recettes et de dépenses du prochain
exercice ( ou du budget prévisionnel)
- le renouvellement des sièges d'administrateurs sortant et la désignation
de nouveaux administrateurs (éventuellement, et si les statuts
prévoient le cas joindre la liste des sièges à renouveler et des
candidats), ainsi que (si les statuts le prévoient)
la désignation des vérificateurs aux comptes
Le Président et les dirigeants comptent sur votre présence et participation
active à cette assemblée générale qui est déterminante pour la poursuite de
nos activités.
***********************************************
Autre version
Association ...................................
(adresse du siège)
(s'il existe : numéro de téléphone)
Chers amis et membres,
Nous avons, les administrateurs et dirigeants, le plaisir de vous inviter à
notre événement annuel traditionnel : l'Assemblée générale des membres de
notre association. Celle ci a été fixée (éventuellement préciser
par qui) au ............................................(jour
, date, heure) à ...............................
(préciser le lieu).
Cette année nous aurons comme Président d'honneur de cette assemblée
Monsieur ............... qui suit toujours avec attention l'évolution de
notre association et parfois l'aide généreusement.
Les questions suivantes sont prévues à l'ordre du jour :
-
......................................................................................................................
-
......................................................................................................................
-
......................................................................................................................
- (modification du règlement intérieur)..............................................................
L'ordre du jour comporte ensuite :
- la lecture du rapport d'activité par le Président suivit d'un vote
sur ce rapport;
- la lecture du rapport sur les comptes annuels et la trésorerie par le
trésorier suivi d'un vote sur ce rapport;
- la lecture du rapport du secrétaire sur la gestion administrative et
l'évolution des adhésions suivit d'un vote sur ce rapport;
- la présentation des prévisions de recettes et de dépenses du prochain
exercice ( ou du budget prévisionnel)
- le renouvellement des sièges d'administrateurs sortant et la désignation
de nouveaux administrateurs (éventuellement, et si les statuts
prévoient le cas joindre la liste des sièges à renouveler et des
candidats), ainsi que (si les statuts le prévoient)
la désignation des vérificateurs aux comptes
Vous trouverez, en annexe à ce courrier, le rappel des dispositions
statutaires organisant le fonctionnement et les modalités de prise de
décision au sein de cette assemblée.
Les droits de vote sont acquis dès lors que le membre a versé sa cotisation.
( ou si cette disposition est prévue dans les statuts : à jour de
cotisation au moins trente jours francs avant la date de la réunion)
De même est joint un acte de procuration à remplir si vous ne pouvez pas
être présent. Nous vous rappelons que, selon les statuts, seul un membre à
jour de sa cotisation peut porter une procuration
Le Président et les dirigeants comptent sur votre présence et participation
active à cette assemblée générale qui est déterminante pour la poursuite de
nos activités. Nous vous recommandons d'apporter votre bonne humeur et vos
idées ....
Cette assemblée générale sera suivie d'un buffet campagnard (
pot, repas, méchoui, ...) pour lequel nous vous recommandons de
nous renvoyer votre coupon de participation avec le nombre de personnes
prévues et votre participation financière ( sauf si : cet
"événement est offert par l'association").
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Autre version :
La Votre ....
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